Modèle de compte rendu de réunion : 4 rubriques

Qu'est-ce qu'un compte rendu de réunion ?

Un compte rendu de réunion est un écrit court qui garde la trace de ce qui a été décidé. Il dit qui fait quoi, et pour quand. Il part à tous les participants, et aux absents concernés, après la réunion. Il sert ensuite de point de départ à la réunion suivante.

Le Trésor de la langue française donne une définition large du procès-verbal. Il le décrit comme un « écrit relatant ce qui a été dit ou fait dans une réunion ».

Le compte rendu en est la version pratique, pour le travail de tous les jours. Il garde les décisions et les actions. Le mot à mot des échanges reste dans vos notes.

Plus il y a de réunions, plus leur suite compte. Je vous propose un modèle en quatre rubriques, à copier pour vos réunions d'équipe, de projet ou de suivi client.

Un bon compte rendu répond à trois questions. Qu'est-ce qui est décidé ? Qui fait quoi, et pour quand ? Quand a lieu la suite ?

Que contient un bon modèle de compte rendu ?

Un bon modèle de compte rendu tient en quatre rubriques. Dans l'ordre : les décisions, les actions, les points ouverts et la prochaine réunion. Chaque action porte un responsable et une date. Un en-tête court les précède : la date, l'objet de la réunion et les participants. Pour une réunion d'une heure, visez une page.

Voici le modèle à remplir. La troisième colonne montre un exemple imaginé : une petite entreprise prépare un salon professionnel.

Copiez ce tableau dans votre traitement de texte, ou directement dans le corps du mail. Gardez la même structure d'une réunion à l'autre : chacun sait alors où chercher.

La version texte, à coller dans un mail

• Compte rendu : [nom de la réunion], [date].
• Présents : [noms]. Absents concernés : [noms].
• Décisions : [une ligne par décision].
• Actions : [verbe], [responsable], [date].
• Points ouverts : [question], [qui apporte la réponse].
• Prochaine réunion : [date], [heure], [objet].

Ce format texte passe partout : mail, messagerie d'équipe, outil de gestion de projet. Il se lit aussi bien sur un téléphone.

Deux variantes courtes, à copier aussi

Pour un point d'équipe de dix minutes, gardez les décisions et les actions :

• Point d'équipe : [date].
• Décisions : [une ligne par décision].
• Actions : [verbe], [responsable], [date].
• Prochain point : [date], [heure].

Pour un comité de direction, ajoutez une ligne par sujet de l'ordre du jour :

• Comité de direction : [date]. Présents : [noms].
• Sujet 1, [titre] : [décisions], puis [actions avec responsable et date].
• Sujet 2, [titre] : le même format.
• Points ouverts et prochain comité : [questions], [date].

L'ordre des rubriques compte. Les décisions viennent en premier, parce qu'elles engagent tout le reste. Les actions suivent, parce qu'elles disent qui agit. Les points ouverts et la prochaine réunion préparent la suite.

Comment remplir chaque rubrique du modèle ?

Remplissez le modèle pendant la réunion, rubrique par rubrique, puis relisez-le juste après. Les décisions s'écrivent au passé, comme des faits acquis. Les actions commencent par un verbe. Les points ouverts gardent la question telle qu'elle a été posée. La prochaine réunion porte une date, une heure et un objet.

Les décisions

Une ligne par décision, avec les mots exacts retenus. Écrivez « Le budget est validé », plutôt qu'un résumé du débat.

Les actions

Un verbe d'action, un nom, une date. Une seule personne par action, même quand plusieurs y travaillent.

Les points ouverts

La question à trancher, l'information qui manque et la personne qui l'apporte. Ces points reviennent en tête de la réunion suivante.

La prochaine réunion

La date, l'heure, le lieu ou le lien de visio, et l'objet. Ajoutez ce que chacun doit préparer.

Pendant la réunion, prenez des notes courtes. Reformulez chaque décision à voix haute avant de passer au point suivant. Tout le monde entend alors la même version, et le compte rendu s'écrit presque seul.

Les opinions de chacun, les digressions et le détail des échanges restent dans vos notes. Le compte rendu garde ce qui engage la suite.

Notez aussi les présents et les absents concernés. Un absent lit le compte rendu pour savoir ce qui l'attend, et il agit dans les temps.

Écrivez des phrases courtes. Remplacez chaque sigle par son nom complet la première fois. Un lecteur absent comprend alors chaque ligne.

L'exemple complet, imaginé

Voici le compte rendu complet de la réunion imaginée plus haut. L'entreprise, les personnes et les dates sont fictives.

En-tête

Préparation du salon, 12 mars, 10 h. Présents : Claire, Paul, Léa, Karim et Sophie. Absent concerné : Marc, le comptable.

Décisions

Le budget du stand est validé. La plaquette est mise à jour pour le salon.

Actions

Réserver le stand : Paul, avant le 20 mars. Mettre à jour la plaquette : Sophie, avant le 25 mars. Envoyer le budget à Marc : Claire, avant le 14 mars.

Points ouverts

Choix du traiteur : Léa compare deux devis. Transport du matériel : Karim demande un prix au transporteur.

Prochaine réunion

26 mars, 9 h, en visio. Objet : choisir le traiteur. Chacun apporte l'avancement de ses actions.

Ce compte rendu tient en quinze lignes. Marc, absent, sait qu'un budget lui arrive avant le 14 mars.

Comment écrire une action qui avance vraiment ?

Une action avance quand elle a un verbe, un seul responsable et une date d'échéance. « Réserver le stand : Paul, avant le 20 mars » se suit facilement. « Voir pour le stand » reste flou et revient à chaque réunion. Le responsable peut se faire aider. Il reste celui qui rend compte de l'action.

Ce flou est fréquent. Le Work Trend Index 2023 de Microsoft le mesure. 55 % des personnes interrogées trouvent les prochaines étapes floues en fin de réunion.

L'enquête porte sur 31 000 actifs, salariés ou indépendants, dans 31 marchés, interrogés en février et mars 2023. C'est un chiffre mondial, qui donne un ordre de grandeur.

• Commencez par un verbe : envoyer, réserver, appeler, comparer.
• Nommez une seule personne, celle qui rend compte.
• Fixez une date précise, plutôt que « bientôt » ou « dès que possible ».
• Ajoutez le livrable attendu quand il compte : un devis, un fichier, une réponse.

Au début de la réunion suivante, reprenez la liste des actions, une par une. Chacune est faite, en cours ou à replanifier, avec une nouvelle date.

Cette revue prend quelques minutes. Elle montre à chacun que ses actions sont suivies, et la réunion repart sur des bases claires.

Que faire d'une action qui glisse ?

Une action reportée d'une réunion à l'autre signale un frein. Demandez au responsable ce qui lui manque : une information, un accord, du temps. Découpez ensuite l'action en une étape plus petite, avec une date proche.

Au troisième report, passez le sujet dans les points ouverts. Il devient une question à trancher par la personne qui décide.

Compte rendu ou procès-verbal : lequel rédiger ?

Pour une réunion d'équipe, de projet ou de suivi client, rédigez un compte rendu : vous choisissez sa forme. Le procès-verbal répond à une règle précise. C'est le cas des réunions du comité social et économique, que le Code du travail encadre. Pour une association, les statuts fixent la règle.

Voici quel écrit prévoir, selon la réunion.

Le Code du travail l'écrit ainsi : « Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal ».

À défaut d'accord, l'article D2315-26 fixe le délai. Le secrétaire du comité établit le procès-verbal et le transmet à l'employeur dans les 15 jours suivant la réunion. Si la réunion suivante a lieu avant, il le transmet avant elle. Il contient au moins le résumé des délibérations et la décision motivée de l'employeur.

Pour une association, l'Associathèque rappelle que la règle vient des statuts ou du règlement intérieur. Les procès-verbaux « font foi jusqu'à preuve du contraire », précise-t-elle.

Pour une assemblée d'associés de votre société, demandez le modèle de procès-verbal à votre expert-comptable ou à votre avocat.

Ma recommandation : le compte rendu pour le quotidien, le procès-verbal pour les instances qui l'exigent. Le modèle de cet article sert pour le premier.

Quand envoyer le compte rendu de réunion ?

Je vous conseille d'envoyer le compte rendu dans les 24 heures qui suivent la réunion. Les souvenirs sont encore frais, et chacun peut signaler une erreur avant d'agir. Envoyez-le à tous les participants et aux absents concernés. Mettez les actions en haut du mail, ou joignez le document s'il est long.

Résumer vite aide aussi celui qui rédige. La même enquête de Microsoft le relève. 56 % des personnes interrogées trouvent difficile de résumer ce qui se passe en réunion.

Un modèle fixe facilite ce travail. Les rubriques disent quoi garder, et le résumé se fait pendant la réunion.

• Objet du mail : « Compte rendu », le nom de la réunion et sa date.
• En tête du mail : les actions, avec leur responsable et leur date.
• En dessous : les décisions, les points ouverts et la prochaine réunion.
• À la fin : une date limite pour les corrections, par exemple deux jours ouvrés.

Dans l'objet comme dans le texte, compte rendu s'écrit en deux mots, séparés par une espace. Le Trésor de la langue française le note : au pluriel, on écrit des comptes rendus.

Une correction arrive après l'envoi ? Envoyez une version corrigée et datée, à la même liste. Tout le monde garde ainsi la même version.

Et pour une réunion en visio ?

En visio, partagez votre écran avec le modèle ouvert. Remplissez les rubriques sous les yeux des participants. Chacun corrige sa ligne en direct.

Le compte rendu est presque prêt à la fin de l'appel. Il vous reste à le relire et à l'envoyer, dans l'heure si possible.

Où ranger vos comptes rendus pour les retrouver ?

Rangez vos comptes rendus dans un seul dossier partagé, avec un sous-dossier par réunion récurrente. Nommez chaque fichier avec la date en tête, dans l'ordre année, mois, jour. Les fichiers se classent alors seuls, du plus ancien au plus récent. Vous retrouvez une décision en quelques secondes, même des mois plus tard.

Le nom du fichier

La date d'abord, au format AAAA-MM-JJ, puis le nom de la réunion.

Le dossier

Un dossier partagé par réunion récurrente : comité de direction, point projet, suivi client.

Le suivi des actions

Un tableau unique reprend toutes les actions ouvertes, avec leur responsable et leur date. Vous suivez tout au même endroit.

Ce rangement sert aussi à l'arrivée d'une nouvelle personne. Elle lit les trois derniers comptes rendus, et elle connaît les décisions en cours.

Il sert enfin aux bilans. En fin de trimestre, relisez les décisions prises et les actions faites. Vous voyez d'un coup d'œil ce qui a avancé.

Certains comptes rendus touchent à des sujets sensibles : salaires, clients, litiges. Rangez-les dans un dossier réservé aux personnes concernées.

Si votre équipe utilise un outil de gestion des tâches, recopiez-y chaque action avec sa date. Le compte rendu garde la trace, et l'outil envoie les rappels.

Qui doit rédiger le compte rendu de réunion ?

Confiez le compte rendu à une personne qui anime peu la réunion. Celle qui anime gère la parole et le temps, et sa prise de notes en pâtit. Pour une réunion d'équipe, faites tourner le rôle chaque semaine. Pour vos réunions de direction ou de suivi client, une assistante peut le préparer à partir de vos notes.

Ma recommandation, selon votre usage :

• Réunion d'équipe chaque semaine : un rôle tournant, avec le même modèle.
• Réunion de projet avec des prestataires : la personne qui suit le projet.
• Rendez-vous de direction ou avec vos clients : une assistante, qui met vos notes au propre et suit les actions.

Pour une réunion de projet, le rôle revient à la personne qui coordonne. Son travail est détaillé dans l'article sur la coordination de projet.

Pour un rôle tournant, gardez le modèle dans le dossier partagé. Chaque rédacteur part de la même base, et les comptes rendus se ressemblent d'une semaine à l'autre.

Ce que le rédacteur prépare avant la réunion

Le compte rendu commence avant la réunion. La veille, le rédacteur ouvre le modèle et remplit l'en-tête. Il reprend les actions et les points ouverts du compte rendu précédent.

Pendant la réunion, il ajoute les décisions et les nouvelles actions. À la fin, il relit les actions à voix haute, et chacun confirme la sienne.

Confier la préparation de vos rendez-vous

Avec Déléguer, votre administratif à distance, je prends en charge votre agenda. J'y ajoute la préparation de vos rendez-vous et le classement de vos documents. Le forfait commence à 490 € par mois pour 10 heures.

Pendant l'appel gratuit de 15 minutes, vous me dites ce que vous voulez confier. La préparation de vos rendez-vous, par exemple. Je vous envoie ensuite une proposition écrite sous 48 h.

Chaque semaine, vous recevez aussi un compte rendu écrit de mon travail : le point de la semaine. Il commence par ce que vous avez à décider.

Pour des réunions régulières avec votre équipe, voyez Piloter et la page Tarifs.

Quelles questions reviennent sur le compte rendu ?