Modèle de lettre de résiliation de contrat fournisseur

Quel préavis respecter pour résilier un contrat ?

Le préavis dépend de la durée du contrat. Un contrat à durée indéterminée se résilie à tout moment. Vous respectez alors le préavis prévu au contrat ou, à défaut, un délai raisonnable. Un contrat à durée déterminée s'exécute jusqu'à son terme. Une relation commerciale établie demande un préavis écrit, à la mesure de sa durée.

Selon l'article 1211 du Code civil, chaque partie peut mettre fin au contrat « à tout moment ». Elle respecte alors « le délai de préavis contractuellement prévu ou, à défaut, un délai raisonnable ».

L'article 1210 interdit les engagements perpétuels. Chaque partie en sort comme d'un contrat à durée indéterminée. Ces règles s'appliquent à tous les contrats, entre entreprises comme avec un particulier.

Le tableau suivant résume la règle pour chaque cas. Repérez d'abord la durée écrite dans votre contrat, puis lisez la ligne qui lui correspond.

Comment calculer la date de fin ?

Partez de la date que retient la clause : l'envoi de la lettre ou sa réception. Ajoutez ensuite la durée du préavis. La date obtenue est la date de fin, à écrire dans la lettre.

Exemple imaginé : votre contrat prévoit un préavis d'un mois, compté à la réception. Le fournisseur reçoit la lettre le 10 novembre. Le contrat prend fin le 10 décembre.

Pour un contrat à durée déterminée, raisonnez à l'envers. Partez du terme, retirez le délai de la clause, et vous obtenez la date limite d'envoi.

Et la résiliation en ligne ?

La résiliation en ligne des contrats facilite les démarches des consommateurs. La loi du 16 août 2022 l'a généralisée, rappelle la DGCCRF. Un professionnel qui manque à cette obligation envers un consommateur risque jusqu'à 15 000 euros d'amende. Pour une société, l'amende peut atteindre 75 000 euros.

Votre entreprise achète ici pour son activité. Pour elle, le Code civil, le Code de commerce et la clause de votre contrat s'appliquent.

Contrat à durée déterminée : quand envoyer la lettre ?

Envoyez la lettre avant le terme, dans le délai que fixe la clause de reconduction. Un contrat à durée déterminée s'exécute jusqu'à son terme, selon l'article 1212 du Code civil. Si les deux parties continuent après cette date, le contrat se poursuit par tacite reconduction. Notez donc chaque date de fin dès la signature.

L'article 1212 pose la règle : « chaque partie doit l'exécuter jusqu'à son terme ». Le renouvellement demande donc l'accord des deux parties.

L'article 1215 décrit la tacite reconduction. Elle a lieu quand les contractants « continuent d'en exécuter les obligations » après le terme.

L'article 1214 règle la suite d'un renouvellement. Il donne « un nouveau contrat » au contenu identique, dont « la durée est indéterminée ». Ce nouveau contrat se résilie alors avec un préavis, selon l'article 1211.

Trois gestes simples gardent la main sur la date de fin :

• Notez la date de fin et la date limite d'envoi dans votre agenda, dès la signature.
• Prévoyez un rappel quelques semaines avant cette date limite.
• Gardez une copie du contrat signé, avec ses avenants et ses conditions générales.

Un abonnement de logiciel, un contrat de maintenance ou une location de matériel peuvent suivre ce schéma. Ils prévoient une durée ferme, puis une reconduction. Votre lettre part alors avant la date limite que fixe la clause.

Fournisseur de longue date : quel préavis prévoir ?

Avec un fournisseur de longue date, prévoyez un préavis écrit, à la mesure de l'ancienneté de la relation. Le Code de commerce sanctionne la rupture brutale d'une relation commerciale établie. L'auteur de la rupture répare alors le préjudice causé. Un préavis de 18 mois le protège sur la question de la durée.

L'article L442-1 du Code de commerce vise toute personne qui exerce des activités « de production, de distribution ou de services ». Il demande un préavis écrit qui tienne compte « notamment de la durée de la relation commerciale ». Avec un préavis de 18 mois, l'auteur de la rupture est à l'abri d'une mise en cause pour durée insuffisante.

La DGCCRF précise qu'une relation établie a « un caractère suivi, stable et habituel ». Elle parle d'un préavis de 18 mois minimum pour être à l'abri sur la durée.

Le même article du Code de commerce prévoit aussi une résiliation sans préavis. Elle vaut « en cas d'inexécution par l'autre partie de ses obligations ou en cas de force majeure ». Pour une rupture de ce type, demandez l'avis d'un avocat avant l'envoi.

Comment annoncer la fin au fournisseur ?

Un appel avant la lettre garde une relation cordiale. Annoncez votre décision, la date de fin et la façon dont la transition se passera. La lettre confirme ensuite cet échange par écrit, avec le préavis choisi. Notez la date de l'appel et le nom de votre interlocuteur dans le dossier du contrat.

Un exemple imaginé

Exemple imaginé : votre entreprise commande ses fournitures au même grossiste chaque mois, depuis plusieurs années. Les commandes sont régulières, les prix négociés chaque année.

Pour changer de grossiste, écrivez-lui en recommandé. Annoncez la date de fin, en laissant un préavis qui tient compte de ces années de relation.

Que vérifier dans le contrat avant d'écrire ?

Relisez d'abord la clause de résiliation de votre contrat. Elle fixe le préavis, la forme de l'envoi, l'adresse du destinataire et parfois des frais. Notez aussi la date de signature, la durée et la date anniversaire. Ces informations remplissent ensuite la lettre, ligne par ligne, et vous donnent la date de fin exacte.

La durée

Déterminée, indéterminée ou renouvelée : elle dit quelle règle du Code civil s'applique.

Le préavis

Sa durée, son point de départ, envoi ou réception, et le numéro de la clause qui le fixe.

La forme

Recommandé avec accusé de réception, lettre recommandée électronique ou mail : suivez ce que prévoit la clause.

L'adresse

Le siège du fournisseur, ou le service que désigne le contrat pour les résiliations.

La fin du contrat

Frais de sortie éventuels, matériel à rendre, documents et données à récupérer.

Lisez aussi les conditions générales jointes au contrat : elles complètent la clause de résiliation. En cas de doute sur une clause, demandez au fournisseur sa lecture par écrit, avant l'envoi.

Exemple imaginé : un contrat d'un an, signé le 1er mars, avec un préavis de trois mois avant le terme. Si la clause compte à la réception, la lettre arrive chez le fournisseur avant le 1er décembre.

Ce travail de lecture prend quelques minutes par contrat. Il vous donne une date de fin sûre, et une lettre qui cite les bonnes références.

Que contient une lettre de résiliation de contrat ?

Une lettre de résiliation de contrat contient vos coordonnées et celles du fournisseur. Elle donne la référence du contrat et votre décision d'y mettre fin. Elle cite la clause de préavis et la date de fin, puis porte votre signature. La loi laisse ce contenu libre : ces mentions rendent la lettre claire et datée.

Legalstart rappelle que la loi laisse libre le contenu de ce courrier de résiliation. L'éditeur conseille d'y écrire l'objet, la date, le mode d'envoi et votre volonté de mettre fin au contrat. Il ajoute le délai de préavis, avec la clause qui s'y rapporte, et la signature.

Voici la liste complète, dans l'ordre de la lettre :

• Vos coordonnées : raison sociale, adresse, nom du signataire.
• Les coordonnées du fournisseur, à l'adresse que prévoit le contrat.
• L'objet : la résiliation du contrat, avec sa référence.
• La date de signature du contrat et la clause appliquée.
• La durée du préavis et la date de fin qui en découle.
• Vos demandes de fin : facture de clôture, documents et données à restituer.
• La date, votre nom, votre fonction et votre signature.

Gardez un ton courtois et factuel, du début à la fin. La lettre de fin de contrat reste une pièce que le fournisseur, son service juridique ou un juge peuvent relire. Des phrases courtes et des dates précises la rendent claire pour tous.

Les points à relire avant de signer

• L'adresse du destinataire est celle que prévoit le contrat.
• La référence et la date de signature du contrat sont exactes.
• La date de fin respecte le préavis, compté comme le dit la clause.
• Le signataire peut engager votre entreprise : dirigeant ou personne habilitée.

Pour un contrat à durée indéterminée, l'article 1211 vous permet d'y mettre fin à tout moment. Votre décision suffit : écrivez-la simplement, en une phrase. Un motif détaillé sert surtout quand vous reprochez un manquement au fournisseur.

Quel modèle de lettre de résiliation copier ?

Copiez le modèle ci-dessous, puis remplacez chaque passage entre crochets par les données de votre contrat. Il convient à un contrat fournisseur à durée indéterminée ou renouvelé. Une variante couvre le contrat à durée déterminée que vous arrêtez à son terme. Relisez la clause de préavis avant de dater la lettre, puis signez-la.

Le modèle, prêt à copier

Expéditeur

[Raison sociale], [adresse], [nom et fonction du signataire]

Destinataire

[Nom du fournisseur], [service désigné au contrat], [adresse prévue au contrat]

Lieu et date

[Ville], le [date]

Envoi

Lettre recommandée avec accusé de réception n° [numéro]

Objet

Résiliation du contrat n° [référence] signé le [date]

Lettre

Madame, Monsieur, par la présente, je vous notifie ma décision de résilier le contrat [nom du contrat] signé le [date]. Conformément à l'article [numéro] du contrat, le préavis est de [durée]. Il court à compter de [la réception ou l'envoi] de cette lettre. Le contrat prendra donc fin le [date de fin]. Je vous remercie de me confirmer cette date par écrit. Merci aussi de m'adresser la facture de clôture et de me restituer [documents, données, matériel] avant cette date. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Signature

[Prénom Nom], [fonction], [signature]

La variante pour un contrat à terme

Pour un contrat à durée déterminée, remplacez les phrases sur le préavis par ce passage :

Conformément à l'article [numéro] du contrat, je m'oppose à sa reconduction. Le contrat prendra fin à son terme, le [date].

Pour une lettre recommandée électronique, reprenez le même texte, mot pour mot. Le prestataire qualifié ajoute la preuve de dépôt et la date d'envoi.

Pour un fournisseur de longue date, indiquez une durée de préavis à la mesure de l'ancienneté de la relation. Gardez une copie signée de chaque lettre, avec la preuve d'envoi.

Recommandé papier ou électronique : que choisir ?

Le recommandé papier avec accusé de réception convient si le contrat l'exige. Il convient aussi quand le fournisseur échange surtout par courrier. La lettre recommandée électronique qualifiée convient quand vos échanges passent par mail. Les deux gardent une trace datée de l'envoi. Un mail simple suffit quand la clause de résiliation le prévoit.

Selon Legalstart, le recommandé avec accusé de réception permet « de dater précisément le début du délai de préavis ».

L'ANSSI rappelle que l'envoi recommandé électronique équivaut à la lettre recommandée quand il est qualifié. Cette règle vient de l'article L100 du Code des postes et des communications électroniques. Cet article est issu de la loi du 7 octobre 2016.

Un envoi qualifié bénéficie d'une présomption sur son intégrité, son envoi, sa réception et l'exactitude de leurs dates. Choisissez un prestataire présent dans la liste des services qualifiés de l'ANSSI.

Que garder après l'envoi ?

Rangez ensemble, dans le dossier du contrat, toutes les pièces de la résiliation. Elles servent si le fournisseur conteste la date de fin.

• La copie signée de la lettre, datée.
• La preuve de dépôt, papier ou électronique.
• L'accusé de réception, ou la preuve de réception électronique.
• La réponse écrite du fournisseur, avec la date de fin confirmée.
• La facture de clôture et la liste des documents restitués.

Ma recommandation, selon votre usage : suivez d'abord la forme écrite dans la clause. Si elle laisse le choix, prenez le recommandé, papier ou électronique qualifié, pour la preuve de date.

Comment suivre vos contrats et leurs échéances ?

Tenez un tableau de vos contrats fournisseurs : référence, durée, préavis, forme d'envoi et date limite pour écrire. Ajoutez un rappel dans votre agenda avant chaque date limite. Rangez ensuite la lettre, la preuve d'envoi et la réponse du fournisseur dans le dossier du contrat. Vous gardez ainsi la main sur chaque échéance.

Ce suivi des contrats, des échéances et des fournisseurs fait partie de mon offre. Avec Déléguer, je prends en charge vos courriers et le suivi de vos contrats, à distance, dans vos outils.

Je prépare la lettre à partir de votre contrat, et vos courriers sont relus avant envoi. Vous la signez : la décision reste la vôtre.

Chaque semaine, je vous écris ce qui est fait et combien d'heures il vous reste. Vous voyez ainsi les échéances traitées et celles qui arrivent.

Déléguer coûte 490 € par mois pour 10 heures, ou 890 € pour 20 heures. Vous arrêtez quand vous voulez, avec une semaine de préavis. Le détail est sur la page des tarifs, forfait par forfait.

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