Fiche de poste assistante administrative : le modèle

Qu'est-ce qu'une fiche de poste d'assistante administrative ?

La fiche de poste d'assistante administrative décrit ce que la personne fait, pour qui et avec quels moyens. Elle rassemble la finalité du poste, les missions, les compétences, le contrat et la rémunération. Je vous conseille de la tenir sur une page. Elle sert trois fois : pour écrire l'offre d'emploi, pour mener l'entretien, puis pour faire le point après l'embauche.

L'observatoire de branche Akto résume le métier en une phrase. L'assistante administrative « vient en support d'une ou plusieurs équipes d'une entreprise sur des missions administratives et organisationnelles diverses ».

La forme de la fiche vous appartient. La DREETS Normandie le rappelle pour l'offre qui en découle. Pour elle, son contenu « est laissé à la libre appréciation de l'employeur ».

Ce modèle s'adresse à vous qui dirigez une TPE ou une PME et qui recrutez. Je suis moi-même assistante administrative indépendante. La dernière partie compare donc le poste salarié et mon forfait, mission par mission.

Une bonne fiche de poste décrit le travail réel, mission par mission.

Quel est le rôle d'une assistante administrative ?

Le rôle d'une assistante administrative est de faire tourner l'administratif de l'entreprise au quotidien. Elle gère les agendas, prépare les documents, classe et archive, suit les commandes et les dossiers. Elle accueille aussi les visiteurs et les appels. Vous gardez les décisions ; elle prépare, organise et assure le suivi, à votre rythme.

La fiche du titre professionnel Secrétaire assistant, RNCP36804, décrit le même travail. Elle cite « la prise de rendez-vous et la tenue des agendas » ainsi que l'organisation des réunions et des déplacements. Elle ajoute la préparation des dossiers, des courriers, des comptes rendus et des tableaux.

L'enregistrement de cette fiche RNCP a pris fin le 28 février 2026. Ses activités restent un bon repère pour écrire vos missions, car elles décrivent le métier tel qu'il s'exerce.

La fiche métier d'Akto donne deux missions de base. La première : « Assurer le suivi et la gestion des tâches administratives courantes ». La seconde : « Organiser l'agenda et les réunions de l'équipe ou de la direction ». Elle mentionne aussi l'accueil des visiteurs et des correspondants.

Le poste connaît des pics. Akto cite les clôtures mensuelles, la rentrée, les événements et les appels d'offres. Écrivez ces moments dans la fiche : la personne recrutée sait alors à quoi s'attendre dès le premier mois.

Que contient le modèle, rubrique par rubrique ?

Le modèle tient en huit rubriques : intitulé, rattachement, finalité, missions, compétences, profil, conditions et rémunération. Chaque rubrique répond à une question que se pose la personne qui postule. Remplissez-les dans cet ordre, puis datez la fiche. Le tableau donne, pour chacune, ce qu'il faut écrire et un exemple imaginé.

Ajoutez la date de mise à jour en pied de fiche. Vous la reprendrez dans l'offre d'emploi, qui doit être datée.

Le modèle à copier, pour une entreprise imaginée

Voici la fiche complète d'une entreprise imaginée de huit personnes. Remplacez chaque ligne par la réalité de votre entreprise.

Intitulé :

Assistant administratif ou assistante administrative (H/F).

Rattachement :

La gérance. La personne travaille aussi avec l'équipe commerciale pour les devis.

Finalité :

Tenir l'administratif courant et l'agenda de la direction, pour que chaque dossier avance à l'heure.

Missions :

Organisation des agendas et des réunions ; courriers et comptes rendus ; devis et relances ; classement et archivage ; commandes ; accueil.

Compétences :

Outils bureautiques et messagerie ; écrit soigné ; organisation ; discrétion sur les dossiers confiés.

Profil :

Titre professionnel de niveau 4 dans l'assistanat, ou expérience équivalente sur un poste proche.

Conditions :

CDI à temps plein, dans les locaux de l'entreprise, horaires de bureau, période d'essai de deux mois.

Rémunération :

Salaire brut mensuel indiqué en clair, au moins égal au minimum de la convention collective.

Gardez cette fiche à jour une fois par an. Les missions bougent avec l'entreprise, et la fiche suit.

Qui l'écrit ? Vous, avec la personne qui fait le travail aujourd'hui, si elle existe. Elle connaît les tâches réelles, leur fréquence et leurs pics. Relisez ensuite la fiche à deux, ligne par ligne.

Quelles missions et tâches inscrire dans la fiche ?

Inscrivez quatre à six missions, chacune ouverte par un verbe d'action et suivie de ses tâches concrètes. Partez des activités réelles de votre entreprise : agenda, documents, classement, commandes, accueil. Classez-les de la plus fréquente à la plus rare. Une mission accompagnée de tâches précises attire des candidatures qui correspondent au poste, et facilite l'entretien.

Les six familles ci-dessous reprennent les activités de la fiche RNCP36804 et de la fiche métier d'Akto. Gardez celles qui existent chez vous.

Organiser :

prise de rendez-vous, tenue des agendas, organisation des réunions et des déplacements.

Rédiger :

mails, courriers, comptes rendus, tableaux ; mise en forme et diffusion des documents.

Classer :

classement et archivage, sur papier et en numérique ; tenue des dossiers.

Traiter :

commandes clients, demandes d'achats, approvisionnements.

Accueillir :

visiteurs et correspondants, appels, orientation vers la bonne personne.

Suivre le personnel, selon l'organisation :

dossiers à jour, formalités d'embauche et de départ.

Pour construire la liste, procédez en quatre temps.

1. 1
   Listez

   toutes les tâches administratives d'un mois ordinaire, dans le désordre.

2. 2
   Regroupez

   ces tâches en quatre à six missions, chacune sous un verbe d'action.

3. 3
   Chiffrez

   le temps de chaque mission par semaine, à la demi-heure près.

4. 4
   Classez

   les missions de la plus fréquente à la plus rare, puis relisez.

Notez à côté de chaque mission le temps qu'elle prend par semaine. Ce total vous servira à la fin de ce guide, au moment de choisir entre un poste et un forfait.

Pour dresser l'inventaire, partez de la liste des tâches administratives d'une TPE, rangée en huit familles. Cochez ce qui revient chaque semaine chez vous.

Écrivez les tâches avec vos mots de tous les jours. « Relancer les devis à huit jours » parle mieux que « assurer le suivi commercial ».

Quelles compétences et quel profil demander ?

Demandez trois familles de compétences : les outils, l'écrit et l'organisation. Akto juge indispensables la maîtrise des outils bureautiques et les bases de la communication écrite et orale. Ajoutez les qualités que vos missions exigent vraiment, comme la discrétion ou l'aisance au téléphone. Pour le profil, citez un diplôme ou une expérience équivalente.

Pour Akto, deux bases sont indispensables. D'abord, « une bonne maîtrise des outils bureautiques ». Ensuite, « des bases de la communication écrite et orale ».

• Les outils : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé, et vos logiciels métier.
• L'écrit : un français soigné, des courriers clairs, des comptes rendus fidèles.
• L'organisation : tenir plusieurs dossiers à la fois, respecter les échéances, prévenir à temps.
• Le contact : accueillir, orienter, répondre au téléphone avec calme.
• La discrétion : les dossiers du personnel et les chiffres de l'entreprise restent confidentiels.

Côté diplôme, Akto cite les titres professionnels de secrétaire assistant et d'assistant de direction. Le titre de secrétaire assistant est de niveau 4, selon sa fiche RNCP.

Séparez ce qui est exigé dès l'embauche de ce qui s'apprend sur le poste. Un logiciel s'apprend sur le poste ; un écrit soigné se vérifie dès l'entretien. Votre offre parle alors aux bonnes personnes.

La fiche sert aussi pendant l'entretien. Pour chaque compétence, préparez une mise en situation courte. Par exemple : rédiger un courrier de relance, ou organiser une réunion de cinq personnes. Vous comparez ainsi les candidatures sur le même travail, celui du poste.

Que dit la loi sur l'offre d'emploi ?

La loi encadre l'offre d'emploi tirée de votre fiche. Elle se rédige en français, porte une date et reste gratuite pour les candidats. Elle décrit le poste, le contrat et le salaire de façon exacte et cohérente. Elle vise des compétences : le sexe, l'âge, la situation de famille et le lieu de résidence sont des critères interdits.

La DREETS Normandie rappelle trois obligations de base. Il s'agit « de dater les offres d'emploi, de les rédiger en langue française ou de respecter la gratuité ». L'article L5332-1 du Code du travail le dit en une ligne : « Toute offre d'emploi publiée ou diffusée est datée. »

L'article L1142-1 interdit de mentionner « le sexe ou la situation de famille du candidat recherché ». Écrivez donc l'intitulé aux deux genres : « Assistant administratif ou assistante administrative ».

Les repères juridiques de la DREETS listent d'autres critères prohibés, dont l'âge et le lieu de résidence. Ils demandent aussi une offre qui correspond « à un réel besoin de recrutement ».

L'article L5331-3 interdit les allégations fausses ou trompeuses dans une offre. Bpifrance Création cite parmi les points visés la rémunération, les avantages annexes et le lieu du travail.

La sanction figure à l'article L5334-1 : un an d'emprisonnement et 37 500 euros d'amende. L'annonceur qui a demandé la diffusion de l'offre en est responsable.

• L'offre porte sa date de publication.
• L'intitulé est écrit aux deux genres, avec la mention H/F.
• Le salaire, le contrat et le lieu sont ceux du poste réel.
• Les critères portent sur les compétences et l'expérience.

Voici l'ouverture d'une offre imaginée, tirée du modèle : « Offre publiée le 2 novembre 2026. Assistant administratif ou assistante administrative (H/F), CDI à temps plein. » La suite reprend la fiche : la finalité, les missions, les compétences, puis le salaire brut.

Faites relire l'offre par une seconde personne avant de la publier. Un regard neuf repère vite une mention de trop.

Quel contrat et quelles heures écrire ?

Écrivez le type de contrat, la durée du travail, la période d'essai et le salaire brut. Choisissez un CDI ou un CDD selon la durée de votre besoin. À temps partiel, comptez au moins 24 heures par semaine, sauf convention ou dérogation. En CDI, l'essai d'une employée dure 2 mois au plus. Ces quatre lignes rendent la signature claire pour les deux parties.

Selon Service Public, un salarié à temps partiel travaille « au moins 24 heures par semaine ». La convention collective ou un accord de branche étendu peut fixer une autre durée. Des dérogations existent aussi, par exemple pour remplacer un salarié absent.

L'article L1221-19 du Code du travail fixe l'essai d'un CDI à 2 mois au plus pour les employés.

Pour la rémunération, écrivez un salaire brut mensuel. Il atteint au moins le minimum de votre convention collective. Votre expert-comptable vous donne ce minimum.

Précisez aussi les horaires et le lieu de travail. Ce sont deux questions posées à chaque entretien, autant y répondre dès la fiche.

Le salaire brut est le chiffre de l'offre ; votre coût réel comprend en plus les cotisations patronales. Le calcul complet est dans le coût d'un salarié pour l'employeur.

Poste salarié ou forfait : que choisir ?

Choisissez selon le volume et la nature des missions. Un poste convient quand elles demandent une présence sur place, l'accueil ou au moins 24 heures par semaine. Un forfait convient quand elles tiennent en 10 à 20 heures par mois et se font à distance. C'est le cas des courriers, des devis, des relances et de l'agenda. Faites le total des heures notées plus haut.

Reprenez votre fiche mission par mission. Le tableau qui suit range chaque mission courante selon ce qu'elle demande.

Prenons un exemple imaginé, une entreprise de six personnes. Elle note deux heures de courriers, une heure de devis et une heure d'agenda par semaine.

Cela fait quatre heures par semaine, soit environ 17 heures par mois : 4 fois 52 semaines, divisé par 12. Ce volume tient dans un forfait de 20 heures. Un poste à temps partiel compterait au moins 24 heures par semaine.

Je travaille en prestataire : je prends en charge des tâches, au forfait, et j'organise moi-même mon temps et mes méthodes. Chaque semaine, vous recevez un point écrit : ce qui est fait, et vos heures restantes.

Pour confier ces missions à distance, mon forfait Déléguer couvre l'administratif, les devis et l'agenda. Il coûte 490 € par mois pour 10 heures, 890 € pour 20 heures. Vous arrêtez quand vous voulez, avec une semaine de préavis.

La page Tarifs compare ce forfait au coût d'un recrutement, ligne par ligne. Au-delà de 20 heures par mois, ou s'il faut coordonner d'autres personnes, c'est l'offre Piloter.

Votre fiche garde sa valeur dans les deux cas. Elle devient l'offre d'emploi du poste, ou la liste des tâches à confier. Pendant l'appel gratuit de 30 minutes, vous me dites ce qui bloque. Je vous envoie ensuite une proposition écrite sous 48 heures.

Quelles questions reviennent sur la fiche de poste ?