Secrétariat externalisé : comparer les formules et leurs prix

Qu'est-ce qu'un secrétariat externalisé ?

Externaliser son secrétariat, c'est confier à un prestataire extérieur l'accueil des appels, le courrier, l'agenda, les devis ou le classement. Il travaille à distance, au mois ou à l'heure. Quatre familles d'offres existent. Le centre d'appels prend vos appels. Pour vos papiers, trois formules : l'agence, la plateforme et l'assistante indépendante. Le bon choix dépend de vos appels, de vos heures et du suivi attendu.

Je suis moi-même assistante indépendante, avec l'offre Déléguer. Ce comparatif est donc signé : j'y figure, dans le même tableau que les autres formules.

Les prix des autres viennent de leurs propres pages, lues le 17 octobre 2026. Chaque montant porte son lien, pour que vous puissiez le relire.

Le mot varie d'un prestataire à l'autre : secrétariat externalisé, secrétariat à distance, télésecrétariat, permanence téléphonique. Comparez plutôt la liste des tâches couvertes, ligne par ligne.

Quelles formules existent pour une TPE ?

Pour une TPE, quatre formules se présentent. Le centre de permanence téléphonique répond à vos appels. L'agence administrative traite vos papiers, par demi-journées ou par jours. La plateforme vous met en relation avec des indépendants, mission par mission. L'assistante indépendante suit votre dossier chaque semaine, en personne. Chacune couvre un périmètre différent : comparez d'abord ce périmètre, puis le prix.

Selon l'Insee, 97 % des entreprises marchandes étaient en 2023 des microentreprises, de moins de 10 personnes.

Le centre de permanence téléphonique

Des standardistes répondent sous votre nom, prennent les messages et fixent vos rendez-vous. Chez bureau24, la formule Professionnel annonce un service 24 h sur 24. Permanance ajuste son tarif à votre volume d'appels, chaque mois.

Cette formule couvre le téléphone. Le courrier, les devis et le classement relèvent d'un autre métier. Elle convient aux métiers qui reçoivent des appels toute la journée, et qui veulent un accueil continu.

L'agence administrative

Une agence vous envoie une assistante, chez vous ou à distance, pour un volume de temps fixé. 3h18 vend par exemple une demi-journée par mois pour le courrier, la pré-comptabilité et le classement.

Ses atouts : un remplacement organisé par l'agence et un suivi des heures dans un portail. Demandez qui viendra, et si la même personne revient chaque mois.

La même agence vend aussi d'autres packs, en ressources humaines, en paie ou en assistance commerciale. Elle convient quand vous voulez plusieurs métiers sous un même contrat, ou une présence sur place.

La plateforme de mise en relation

Une plateforme d'assistantes virtuelles publie des profils et recueille des devis. Sur la plateforme Codeur, vous déposez un projet et des indépendants vous répondent. Vous comparez plusieurs profils, puis vous choisissez.

Elle convient à une mission ponctuelle et bien bornée : un classement d'archives, une saisie, une relance groupée. Pour un suivi au long cours, demandez si la même personne reste disponible chaque mois.

L'assistante indépendante

Une indépendante travaille pour plusieurs clients, dans vos outils ou dans les siens, à l'heure ou au forfait. AS Secrétariat, à Toulouse, propose un abonnement mensuel ou un forfait personnalisé, appels compris. Pour les missions administratives, elle inclut l'accès à son logiciel de gestion.

C'est aussi ma formule. Une seule personne connaît tout votre dossier et travaille dans vos outils. Je vous écris chaque semaine où en est le travail. Cette formule convient aux besoins réguliers, de 10 à 20 heures par mois.

Sur quels critères comparer les offres ?

Comparez cinq critères, toujours dans le même ordre. D'abord le prix publié, lu le jour même, taxes comprises. Puis les heures et les tâches couvertes. Ensuite l'accueil téléphonique, compris ou à part. Puis l'engagement : durée, préavis, résiliation. Enfin les accès et le suivi : qui travaille dans vos outils, et comment vous savez ce qui est fait.

Le prix publié

Le montant lu sur la page du prestataire, avec la date de lecture et le lien.

Les heures et les tâches

Ce que couvre le prix : des heures, des appels ou des demi-journées, et la liste des tâches.

L'accueil téléphonique

Compris dans la formule, proposé à part, ou confié à un autre prestataire.

L'engagement

La durée minimale, le préavis et les frais de sortie.

Les accès et le suivi

Où la personne travaille, comment elle accède à vos outils, et ce qu'elle vous rend.

Les prix donnés avant TVA sont ramenés taxes comprises, au taux normal de 20 %.

Que coûte chaque formule au 17 octobre 2026 ?

Chaque formule se paie dans sa propre unité. Les centres d'appels vendent un forfait mensuel, ajusté au volume d'appels. L'agence administrative vend des demi-journées ou des jours par mois. La plateforme publie une moyenne journalière, puis le prix se fixe par devis. L'assistante indépendante vend un abonnement ou un forfait d'heures. Le tableau donne chaque montant, lu le 17 octobre 2026.

Un prix « à partir de » est un prix d'entrée. Chez Permanance, le forfait suit votre volume d'appels, à la hausse comme à la baisse. Chez bureau24, la page cite un essai de 14 jours, et plus bas d'un mois : demandez la durée exacte.

Sur Codeur.com, le chiffre est une moyenne des profils inscrits, relevée en octobre 2026. Le prix final se fixe par devis, mission par mission. Avant de signer, demandez à la plateforme ses frais côté client.

Comparez à périmètre égal. Un forfait d'appels et un forfait d'heures administratives couvrent deux métiers différents. Si vous avez besoin des deux, additionnez-les.

Les prix relevés ici datent du 17 octobre 2026. Ils évoluent : relisez la page du prestataire le jour de votre choix.

Ma ligne décrit un forfait mensuel en heures. Avec moi, chaque heure est faite par la même personne, qui connaît tout votre dossier. Elle s'inscrit au compteur de vos heures, et vous recevez un point écrit chaque semaine. Chaque heure en plus attend votre accord.

La première heure de diagnostic est offerte. Un appel de 30 minutes toutes les 2 semaines est compris.

Vos heures restantes se reportent sur un mois. Le détail de chaque forfait, et sa comparaison avec un recrutement, est sur ma page de tarifs.

Quelle formule choisir selon votre besoin ?

Choisissez selon votre besoin principal. Beaucoup d'appels à prendre : un centre de permanence téléphonique. Des papiers à traiter quelques heures par mois, parfois sur place : une agence administrative. Une mission ponctuelle et bien définie : une plateforme. Dix à vingt heures par mois, une seule personne et un suivi écrit : une assistante indépendante. Les formules se combinent aussi entre elles.

• Votre téléphone sonne toute la journée : un centre d'appels, au forfait d'appels.
• Vous voulez quelqu'un sur place de temps en temps : une agence administrative.
• Vous avez une tâche précise, une seule fois : une plateforme, sur devis.
• Vous voulez une personne qui connaît tout votre dossier : une assistante indépendante.
• Vos appels et vos papiers débordent tous les deux : un centre d'appels et une indépendante.

Un exemple imaginé : une agence immobilière de quatre personnes reçoit des appels toute la journée. Ses devis et ses relances attendent le soir.

Elle confie l'accueil à un centre d'appels, et son administratif à une assistante indépendante. Chacun tient sa liste de tâches, écrite et signée.

Dans tous les cas, commencez par un périmètre court et écrit, puis faites un bilan au bout d'un mois. Ce bilan dit s'il faut ajouter des heures, des appels ou une seconde formule.

Votre activité varie selon les saisons ? Une formule au mois ou à l'heure suit ce rythme, mois après mois.

Pour 10 à 20 heures d'administratif par mois, je propose Déléguer, votre administratif suivi par une seule personne. Je travaille dans vos logiciels, et je vous écris chaque semaine ce qui est fait.

Au-delà de 20 heures par mois, ou avec des personnes à coordonner, le besoin devient du pilotage : c'est l'offre Piloter.

Combien coûte une assistante salariée à l'employeur ?

Une assistante à temps plein coûte à l'employeur 2 248,52 € par mois, pour un salaire de 2 000 € brut. Ce coût vient du simulateur officiel de l'Urssaf, calculé le 17 octobre 2026, réglages par défaut. Il comprend le salaire et les cotisations patronales, réductions déduites. Le recrutement, le poste de travail et les remplacements s'y ajoutent.

Au Smic, le coût employeur est de 1 987,76 € par mois, selon le même simulateur. Le Smic brut mensuel vaut 1 867,02 € depuis le 1er juin 2026, selon l'Urssaf. Le temps plein du simulateur compte 151,67 heures par mois.

Un salarié travaille sous votre autorité, à vos horaires. Cette formule convient quand le volume remplit des journées entières, toute l'année.

Pour 10 à 20 heures de travail par mois, l'externalisation suit votre besoin réel. Vous payez les heures utiles, et le suivi est compris.

Pour un temps partiel au Smic, lisez le coût d'une gestion administrative externalisée, comparé à une embauche.

Quelles questions poser avant de signer ?

Avant de signer, posez cinq questions à chaque prestataire, et demandez les réponses par écrit. Elles portent sur la personne qui travaille, le périmètre exact, vos appels, la sortie du contrat et vos accès. Les réponses écrites vous servent ensuite de référence, mois après mois. Voici les cinq questions, et ce qu'une bonne réponse contient.

1. 1
   Qui fait le travail, chaque semaine ?

   Un nom, et la même personne d'un mois à l'autre. En agence, demandez qui remplace, et sous quel délai.

2. 2
   Que couvre le prix, exactement ?

   Un nombre d'heures, d'appels ou de demi-journées, et la liste écrite des tâches. Demandez aussi le prix de l'heure en plus.

3. 3
   Qui répond à vos appels ?

   Les horaires, la langue et le numéro de transfert. Ou bien le nom du prestataire qui s'en charge à côté.

4. 4
   Comment s'arrête le contrat ?

   La durée minimale, le préavis et les frais de sortie. Puis ce que vous récupérez : fichiers, modèles, accès.

5. 5
   Comment la personne entre-t-elle dans vos outils ?

   Un gestionnaire de mots de passe, la double authentification et un engagement de confidentialité signé.

Ces cinq réponses tiennent sur une page. Gardez-la avec le contrat : elle vous sert à chaque bilan. Une réponse précise et écrite à chaque question vous protège, quel que soit le prestataire.

Mes propres réponses sont écrites sur ma page Déléguer et sur la page Comment je travaille.

Pour repérer d'abord ce que vous confierez, lisez aussi les tâches chronophages du dirigeant.

Comment démarre une collaboration à distance ?

Un démarrage réussi tient en trois temps. D'abord un échange sur vos besoins, puis une semaine pour poser les accès et les priorités. Vient ensuite un premier bilan. Chez un centre d'appels, la mise en service se fait en quelques minutes, selon bureau24. Chez une assistante, la première semaine sert à tout écrire : tâches, outils, règles de réponse.

Avec moi, le démarrage suit les trois étapes de ma page Déléguer.

1. 1
   Un appel gratuit de 30 min

   Vous me dites ce qui bloque. Je vous envoie une proposition écrite sous 48 h.

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   Semaine 1 : on s'organise

   Je prends vos accès, je note vos priorités et je fais un premier état des lieux. L'heure de diagnostic est offerte.

3. 3
   Le bilan du 1er mois

   Vous continuez, vous ajustez ou vous arrêtez. Dans tous les cas, vous gardez tout ce qui a été fait.

Avant le premier échange, notez ce qui revient chaque semaine, et le temps que vous y passez. Cette liste dit combien d'heures prévoir, et quelle formule convient.

Pour un centre d'appels, préparez aussi vos horaires, vos consignes de réponse et les personnes vers qui transférer.

Quelles questions reviennent le plus souvent ?