Relance facture impayée : 3 mails types à copier

Quand relancer une facture impayée ?

Relancez le jour même de l'échéance inscrite sur la facture. Entre professionnels, le Code de commerce rend les pénalités de retard exigibles dès le lendemain, sans rappel. La relance sert donc surtout la relation : elle rappelle la facture, facilite le paiement et fixe une date. Elle part ensuite à intervalles réguliers, avec un ton qui monte d'un cran à chaque fois.

Le délai de paiement vient d'abord de vos conditions de vente. En l'absence de délai convenu, l'article L441-10 du Code de commerce fixe 30 jours au plus après la prestation. Un délai convenu va jusqu'à 60 jours après la date de la facture.

Le contrat peut aussi prévoir 45 jours fin de mois, à condition de rester équilibré. La fiche de la DGCCRF sur les délais de paiement rappelle ces trois repères.

Les retards restent fréquents. Au deuxième trimestre 2026, 49,7 % des entreprises réglaient leurs fournisseurs à l'échéance, selon l'étude Altares du 15 septembre 2026. Le retard moyen en France était alors de 12,3 jours.

La Banque de France mesure aussi l'effet sur la trésorerie, dans le rapport 2025 de l'Observatoire des délais de paiement. Le retard moyen atteignait 13,4 jours fin 2025. Avec des paiements à l'heure, les PME et microentreprises auraient disposé de 13 milliards d'euros de trésorerie en plus.

Ce guide porte sur les factures entre professionnels, en droit français. Les modèles qui suivent se copient tels quels, entre crochets ce que vous adaptez.

Quel calendrier suivre pour relancer un client ?

Ce guide suit trois dates pour la phase amiable : l'échéance, J+15 et J+30. Chaque mail monte d'un cran dans le ton, du simple rappel à l'annonce de la mise en demeure. Notez chaque envoi avec sa date : ces traces servent ensuite de pièces. Le tableau donne, pour chaque étape, le canal, le ton et le contenu du message.

Pour une facture importante, un mot quelques jours avant l'échéance prépare le paiement. Il confirme que la facture est arrivée chez la bonne personne, avec le bon montant. Les oublis se règlent ainsi en amont.

Ces dates sont des repères de bon sens. La loi fixe l'échéance, les pénalités et l'indemnité ; le rythme des relances vous appartient.

Entre deux mails, un appel aide à comprendre la raison du retard. Service Public Entreprendre cite d'ailleurs la relance par téléphone parmi les étapes du recouvrement amiable.

Ce que contient chaque relance

La facture

Son numéro, sa date et la prestation qu'elle couvre, en une ligne.

Le montant

La somme due, et le reste à payer si un acompte est déjà réglé.

L'échéance

La date de règlement inscrite sur la facture.

Le moyen de paiement

Votre RIB ou un lien de paiement, prêt à servir.

La pièce jointe

La facture en PDF, à chaque envoi, pour un règlement en un clic.

Un contact

Le nom et le téléphone de la personne qui répond aux questions.

Quel mail envoyer le jour de l'échéance ?

Le jour de l'échéance, envoyez un rappel court et cordial. Il nomme la facture, son montant et sa date, et joint la facture avec vos coordonnées bancaires. Le ton suppose un simple oubli, ce qui laisse au client une sortie élégante. Ce premier mail de relance tient en cinq lignes. Voici un modèle à copier.

Modèle 1 : le rappel à l'échéance

Objet

Facture [numéro] : échéance du [date]

Message

Bonjour [prénom], je me permets un petit rappel : la facture [numéro], de [montant], arrive à échéance aujourd'hui. Vous la trouverez en pièce jointe, avec mon RIB. Si le virement est déjà parti, merci beaucoup, et ce message se croise avec lui. Je reste disponible pour toute question sur cette facture. Bonne journée, [signature]

Le ton : cordial et léger. Le mot « rappel » suffit à ce stade ; les pénalités viendront plus tard, si besoin.

Personnalisez la première ligne. Un mot sur le travail livré rappelle ce que la facture paie, et rend le message plus humain.

Envoyez-le à la personne qui règle les factures, avec votre contact habituel en copie. Dans une PME, ce peut être deux personnes différentes.

Ce qui facilite le paiement

• Une facture claire : la prestation, la référence du devis ou du bon de commande, la date de règlement.
• La bonne adresse : le service qui paie, et un nom à qui écrire.
• Un moyen de paiement prêt à servir : RIB à jour, ou lien de paiement dans le mail.
• Un objet de mail qui se retrouve : le mot « facture », son numéro et la date.
• Une date de relance notée dans votre agenda dès l'envoi de la facture.

Comment écrire la relance à J+15 ?

Vers J+15, la deuxième relance reste courtoise et devient ferme. Elle constate le retard et demande une date de paiement précise. Elle rappelle vos conditions : pénalités de retard et indemnité de 40 €. Elle propose aussi un échange, pour lever un éventuel désaccord sur la facture. Un appel peut doubler ce mail le même jour.

Modèle 2 : la relance ferme vers J+15

Objet

Relance : facture [numéro], échue depuis le [date]

Message

Bonjour [prénom], la facture [numéro], de [montant], était payable le [date]. Son règlement reste attendu à ce jour. Pourriez-vous me confirmer une date de paiement d'ici le [date] ? Je joins à nouveau la facture et mon RIB. Pour mémoire, mes conditions prévoient des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Si un point de la facture pose question, je vous propose d'en parler par téléphone cette semaine. Merci par avance, [signature]

Le ton : ferme et courtois. Le message constate des faits, avec des dates, et laisse la porte ouverte à un échange.

Si le client conteste la facture, réglez ce point d'abord. Pour la DGCCRF, une créance se recouvre quand elle est « certaine », « liquide » et « exigible ».

Concrètement, la prestation est faite, le montant est clair et l'échéance est passée. Une facture corrigée repart alors avec une nouvelle date de règlement.

Que mettre dans la dernière relance amiable ?

Vers J+30, la dernière relance amiable annonce la suite. Elle rappelle les deux mails déjà envoyés, fixe une dernière date de paiement et prévient qu'une mise en demeure suivra. Elle chiffre aussi ce qui court : les pénalités depuis le lendemain de l'échéance, et l'indemnité de 40 €. Une solution reste proposée, comme un paiement en deux fois.

Modèle 3 : la dernière relance vers J+30

Objet

Dernière relance avant mise en demeure : facture [numéro]

Message

Bonjour [prénom], malgré mes relances du [date] et du [date], la facture [numéro], de [montant], reste à régler. Je vous demande son règlement d'ici le [date]. Passé cette date, je vous adresserai une mise en demeure de payer. Les pénalités de retard prévues sur la facture courent depuis le [date]. L'indemnité forfaitaire de 40 € s'y ajoute. Je préfère de loin un accord à l'amiable. Je reste joignable au [téléphone] pour convenir, par exemple, d'un paiement en deux fois. Cordialement, [signature]

Le ton : ferme, factuel, toujours poli. Chaque phrase porte une date ou un montant.

Laissez au client un délai court et précis, une semaine par exemple. Une date écrite engage plus qu'un « rapidement ».

Gardez une copie de chaque mail, avec sa date d'envoi. Ces trois relances montrent votre bonne foi si le dossier va plus loin.

Si le client propose un paiement en plusieurs fois, confirmez-le par écrit. Le mail donne chaque date et chaque montant, et le total à régler.

Notez aussi qui paie quoi, et quand. Un tableau simple suffit : client, facture, échéance, relances envoyées, date du paiement reçu.

Quelles pénalités de retard pouvez-vous réclamer ?

Entre professionnels, la loi prévoit deux sommes en plus de la facture. D'abord des pénalités de retard, au taux de la BCE majoré de 10 points, ou au taux de vos conditions. Ensuite une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Les deux sont dues dès le lendemain de la date de règlement inscrite sur la facture.

Le Code de commerce le dit en une phrase : « Les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire. » Le texte de l'article L441-10 précise le taux par défaut.

C'est le taux de la dernière opération de refinancement de la BCE, majoré de 10 points. Pour le premier semestre, le taux en vigueur au 1er janvier s'applique ; pour le second, celui du 1er juillet.

Vos conditions peuvent fixer un autre taux. Il vaut alors au moins trois fois le taux d'intérêt légal.

Au second semestre 2026, ce taux légal est de 2,75 % pour les créanciers autres que les particuliers. Il vient de l'arrêté du 26 juin 2026, résumé par la direction des affaires juridiques de l'AP-HP.

L'indemnité forfaitaire est fixée à 40 € par l'article D441-5. Si vos frais de recouvrement dépassent ce montant, vous pouvez demander un complément, sur justificatifs.

Vérifiez enfin vos factures. L'article L441-9 leur demande la date de règlement, le taux des pénalités et le montant de l'indemnité forfaitaire.

Vos conditions générales de vente portent les mêmes mentions. Ainsi, vos relances s'appuient sur un document que le client a déjà reçu.

Que faire après la dernière relance ?

Après la dernière relance, envoyez une mise en demeure de payer. Ce courrier formel fixe un dernier délai et sert ensuite de pièce devant le juge. Si le paiement tarde encore, l'injonction de payer prend le relais, devant le tribunal de commerce ou le tribunal judiciaire. Au tribunal de commerce, elle coûte 33,47 € de frais de greffe.

La mise en demeure

Le Code civil, article 1344, prévoit une sommation ou un acte qui interpelle clairement le débiteur. Le contrat peut aussi prévoir que l'échéance vaut mise en demeure.

En pratique, c'est une lettre qui réclame le montant, fixe un délai et annonce la suite. Gardez une preuve de son envoi et de sa date.

Elle reprend la dernière relance, sur un ton formel : la facture, le montant, le délai accordé, les pénalités et l'indemnité. Son titre le dit clairement : « Mise en demeure de payer ».

Selon l'article 1344-1 du même code, elle fait courir l'intérêt moratoire au taux légal. Entre professionnels, les pénalités du Code de commerce courent déjà depuis l'échéance.

L'injonction de payer

La fiche de Service Public Entreprendre, vérifiée le 1er septembre 2026, décrit la demande. Vous joignez les pièces de la créance : contrat ou bon de commande, copie de la facture, mise en demeure.

Depuis le 1er septembre 2026, vous avez 3 mois pour faire signifier l'ordonnance au débiteur. Ce délai court depuis sa date. Auparavant, ce délai était de 6 mois.

Le débiteur peut ensuite faire opposition dans le mois qui suit la signification.

La procédure simplifiée de 2026

Selon Service Public Entreprendre, la loi du 23 avril 2026 crée une procédure simplifiée. Elle vise les créances commerciales incontestées entre commerçants. Un commissaire de justice adresse un commandement de payer, avec un délai d'un mois.

Ses modalités dépendent d'un décret. Avant de compter sur elle, vérifiez que ce décret est paru.

La même page cite la Banque de France. Les retards de paiement augmentent de 25 % la probabilité de défaillance d'une entreprise. Ce chiffre passe à 40 % au-delà d'un mois de retard, d'où l'intérêt de relancer tôt.

Côté délai, l'article L110-4 du Code de commerce fixe une prescription de cinq ans. Elle vise les obligations nées du commerce entre commerçants.

Qui peut relancer vos clients à votre place ?

Une assistante administrative indépendante peut envoyer vos relances et suivre vos paiements chaque semaine. Avec mon offre Déléguer, les devis et factures entrent dans le forfait : création, envoi, relances, suivi des paiements. Je travaille avec vos logiciels et votre messagerie. Chaque semaine, un point écrit vous dit ce qui est fait, et vos heures restantes.

Ce besoin se repère vite : vos relances passent après vos rendez-vous, et vos factures attendent la fin du mois. Un suivi chaque semaine remet les paiements à leur date.

Le suivi des dépenses et des impayés fait aussi partie de la préparation de votre comptabilité. Votre dossier arrive prêt chez votre expert-comptable, qui tient les comptes.

Vos courriers sont relus avant envoi. Vous gardez vos accès, vos priorités et tout ce qui a été fait. Le détail est sur la page ce que comprend Déléguer.

Déléguer coûte 490 € par mois pour 10 heures, ou 890 € pour 20 heures. Vous arrêtez quand vous voulez, avec une semaine de préavis.

Pour situer ce prix, mes tarifs comparés à une embauche et à une agence tiennent sur une seule page. Pour aller plus loin, lisez comment confier votre gestion administrative.

Vos questions sur les factures impayées